Die kleine Hansestadt Dorsten liegt zwischen Münsterland und Ruhrgebiet und bietet eine wunderbare Mischung aus pulsierender Industriekultur und Naherholungsgebiet.

Im Ordnungs- und Rechtsamt ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle

Sekretariatsdienst und Zuarbeit Verwaltung (m/w/d)

- Teilzeit, 19,5 Stunden -

Entgeltgruppe EG 5 TVöD

unbefristet zu besetzen.

Deine Schlüsselaufgaben:

Das Team des Ordnungs- und Rechtsamtes kümmert sich mit den dortigen Abteilungen 32/1 Allgemeine Ordnung und Verkehrswesen, 32/2 Ausländerbehörde, 32/3 Abteilung für Bürgerservices und 32/4 Rechtsabteilung um vielseitige Fragestellungen, die die Bürger_innen in Dorsten betreffen: Von A wie Ausschankgenehmigung bis Z wie Zwangseinweisung.

Mit Deiner Kollegin, die bereits die andere Hälfte der Stelle innehat, bist Du die zentrale Anlaufstelle für Bürger_innen, Kollegen_innen und externe Partner des Ordnungs- und Rechtsamtes, wenn diese nicht so recht wissen, wer der konkrete Ansprechpartner in unserem Amt oder ein Gespräch mit dem Amtsleiter gewünscht ist.

Auch die Organisation und Koordination von Terminen, Besprechungen und Arbeitskreisen liegt in Deinen Händen. Du bearbeitest die eingehende und ausgehende Korrespondenz – schriftlich, telefonisch und per E-Mail. Du unterstützt die Fachabteilungen administrativ, erstellst Protokolle sowie Auswertungen und kümmerst Dich um die Büroorganisation, pflegst (elektronische) Akten und Datenbanken und sorgst für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft.

Neben der administrativen Unterstützung hilfst Du auch immer dort aus, wo es gerade brennt. Dies kann die Zuarbeit bei der Erstellung von Schwerbehindertenparkausweisen aber auch die Annahme von Fundsachen oder die Entgegennahme von Anträgen sein. Hierdurch ist Abwechselung garantiert und Du bekommst schnell einen sehr guten Überblick, wer für welche Themen der richtige Ansprechpartner ist.

Das Publikum ist sehr vielfältig und teils anspruchsvoll im Umgang. Du solltest daher verständlich und klar kommunizieren und auch mit teils stressigen Situationen souverän umgehen können.

Da Du Dir die Vollzeitstelle und auch den Arbeitsplatz mit einer Kollegin teilst, ist die Abstimmung über die genaue Verteilung der Arbeitszeiten erforderlich.

Du möchtest diese Schlüsselposition zu deiner machen? Dann bewirb Dich!

Wir suchen engagierte Bewerberinnen und Bewerber mit Eigeninitiative und Teamfähigkeit, die über eine sorgfältige, kompetente, serviceorientierte und routinierte Aufgabenerledigung verfügen und sehr gute organisatorische und koordinierende Fähigkeiten besitzen.

Dafür musst Du Folgendes mitbringen:

Die Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten oder

• den Abschluss des Verwaltungslehrganges I (früher: Angestelltenlehrgang I)

• eine dreijährige Berufsausbildung zur/zum Bürokauffrau/-mann Büromanagement oder in einem vergleichbaren Büroberuf mit mind. dreijähriger Ausbildungsdauer

• Bereitschaft zur umfassenden Einarbeitung in die Software infoma

 Darüber hinaus erwarten wir:

• Organisationsgeschick, Vertrauenswürdigkeit, Belastbarkeit und Teamfähigkeit

• Einwandfreies Deutsch in Wort und Schrift

• Sensibler Umgang mit vertraulichen Informationen

• Zuverlässige, selbstständige, strukturierte und flexible Arbeitsweise

• Sicherer Umgang mit MS-Office-Produkten (Excel, Outlook, Word)

• Kundenorientiertes Verhalten sowie Geschick im Umgang mit (schwierigem) Publikum

• Eigenständige Organisation des Sekretariats sowie transparente und verlässliche Abstimmung mit Deiner Kollegin, den Abteilungsleitungen sowie dem Amtsleiter

• Flexibilität bei der Arbeitszeitgestaltung im Rahmen der gewöhnlichen Dienstzeiten

 Wir bieten Dir hierfür:

Eine abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit in einem motivierten Team, dass sich gemeinsam aktuellen und künftigen Herausforderungen stellt. Das Arbeiten im Team des Ordnungs- und Rechtsamtes Dorsten zeichnet sich unter anderem durch engagiertes, fokussiertes Arbeiten und ein für alle Beteiligten positives Arbeitsleben aus. Hier findest Du sinnstiftende Arbeit, die nicht nur dein Einkommen sichert, sondern auch einen positiven Einfluss auf die Gesellschaft hat und dir persönlich Erfüllung bringen kann. Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sind ebenfalls eine Selbstverständlichkeit. Kurze Wege, flache Hierarchien sowie eine vertrauensvolle und interdisziplinäre Zusammenarbeit innerhalb des Amtes, der gesamten Stadtverwaltung sowie externen Behörden und Organisationen sind hierbei Teil des Arbeitsprogramms. Das betriebliche Gesundheitsmanagement bietet sehr attraktive und umfängliche Möglichkeiten für die persönliche Gesundheitsvorsorge sowie professionelle Fitness- und Sportangebote.

Was wir jetzt noch benötigen, ist Deine Bewerbung. Diese nehmen wir gerne und ausschließlich mit den geforderten Nachweisen über unser Bewerber-Portal unter www.schluesselposition.de entgegen. Mit der Zusendung der Bewerbung erklärst Du Dich bereit, dass Deine Daten vorübergehend im Rahmen des Bewerbungsverfahrens gespeichert werden. Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen werden gemäß Sozialgesetzbuch IX bei entsprechender gleicher fachlicher und persönlicher Eignung vorrangig berücksichtigt.

Bei Fragen zu dem Job, den Aufgaben etc. wende Dich gerne an Christoph Fortmann (E-Mail: c.fortmann@dorsten.de, Tel.: 02362/66-3700). Für Rückfragen zur Stellenausschreibung steht Dir Michelle Osterloh (E-Mail: m.osterloh@dorsten.de, Tel.: 02362/66-3405) gerne zur Verfügung.

Die Entgelttabelle findest Du unter: https://www.oeffentlichen-dienst.de/entgelttabelle/vka.html.

Hinweise zur möglichen Stufenzuordnung erhältst Du in den §§ 16, 17 TVöD oder unter: https://oeffentlicher-dienst.info/tvoed/vka/stufen.html.

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung bis zum 14.08.2025!